¿Recuerdas cómo empezaba la historia de Alicia en el País de las Maravillas? Alicia ve a un conejo que corre y grita ¡Dios mío! ¡Dios mío! ¡Voy a llegar tarde!
El conejo de Alicia en el País de las Maravillas tenía prisa. Un conejo con prisa. ¡Fantástico!
Tú, si eres como el resto de los mortales, es muy probable que también tengas prisa. Que no llegues a tiempo a ningún sitio. Que tu agenda esté llena de temas serios y no tan serios.
Ese es una de las enfermedades de nuestra época. ¡No tenemos tiempo!
Bueno… no tenemos tiempo o pensamos que no lo tenemos. Tengo la impresión de que es un tema más personal que objetivo.
Es fácil rellenar la agenda con un montón de tareas. Todos lo hacemos. Aquí, la cuestión no es realizar más tareas y convertir tu día en una especie de esquizofrenia inabarcable. La cuestión es hacer lo que hay que hacer. ¿Fácil? No tanto.
Afortunadamente, Stephen Covey desarrolló una matriz increíble que te puede ayudar a tener las cosas más claras. Covey organizó las tareas en base a dos parámetros: urgentes e importantes. A partir de ahí, definió las relaciones que se establecían y sus conclusiones son puro oro:
1.- Primer cuadrante: aquí se encuentran las tareas que son importantes y urgentes. Es importante que te centres en ellas y vayas aligerando el cuadrante de este tipo de tareas. Si lo haces correctamente, deben disminuir con el tiempo.
2.- Segundo cuadrante: aquí se encuadran las tareas importantes que no son urgentes. Este tipo de tareas son tu segunda prioridad. De cómo resuelvas la carga de trabajo de este cuadrante, dependerá que el primero tenga más o menos tareas. Organízate y finaliza tantas tareas de este cuadrante como te sea posible.
3.- Tercer cuadrante: aquí se colocan las tareas urgentes que no son importantes. Estas tareas no son tu prioridad, quizá es la prioridad de tu jefe o de cualquier otro con capacidad para organizar tu tiempo. Si puedes, intenta delegarlas.
4.- Cuarto cuadrante: aquí van las tareas que no son ni urgentes ni importantes. ¿Necesitas más aclaración? No las hagas a menos que te sobre todo el tiempo del mundo. ¡Ah! Si te sobra todo el tiempo del mundo, el problema es otro.
La situación ideal se produce cuando empleas la mayor parte de tu tiempo en el primer y segundo cuadrante (tareas importantes), pero la realidad suele ser diferente. Sí, repasa lo que has hecho durante el día y te asustarás. ¿Sabes lo que suele ocurrir en el 90% de las ocasiones? Efectivamente… hemos dedicado la mayor parte de nuestro tiempo a hacer cosas que no son relevantes.
Intenta concentrar tus prioridades en las tareas importantes, le sacarás mucho más partido a tu tiempo y dejarás de parecerte al Conejo de Alicia en el País de las Maravillas.
Salvador Figueros
Foto: shimelle / Flickr
