No es una opción. Si quieres que tu compañía funcione a máximo rendimiento, tienes que saber negociar.
Tu negocio funciona por el aumento de ingresos, pero mejora por la reducción de gastos.
Cada acuerdo que cierras, cada euro que ahorras, va directamente a tu cuenta de resultados. Suma e incrementa todo lo que has conseguido.
Negociar correctamente es una de las habilidades más importantes. Afortunadamente, es una habilidad que se puede aprender.
En “Guía Rápida De Negociación Para Pymes” tienes un sistema que te puede ayudar a planificar tus negociaciones paso a paso y conseguir los mejores resultados.
Los sistemas sirven para eso. Te dan un marco para organizar las cosas. Un itinerario para llegar al objetivo. Los sistemas son la guía, pero los puedes mejorar. Los puedes mejorar si incorporas cosas.
Aquí, tienes un montón de esas cosas. Un montón de esos elementos que mejoran los sistemas. No hay que utilizarlos todos, pero hay que saber que existen. Hay que saber que los tienes a tu alcance. Hay que saber que si no los utilizas, puedes estropear una buena negociación.
1.- Una oferta cada vez
Las ofertas se hacen así. Una cada vez. ¿Qué quiere decir? Quiere decir que, cuando has hecho una propuesta, hay que esperar la contestación de tu interlocutor antes de volver a hablar. Antes de volver a hacer otra propuesta.
Cualquier cosa que añadas cuando has hecho una oferta va en tu contra. No clarifica nada. No mejora nada. Simplemente, evidencia inseguridad.
2.- Papel, papel, papel
Los acuerdos hay que reflejarlos en papel. Entendí que… Pensé qué… Mi interpretación es que…
Acaba con todo eso. Es fácil. Basta con un trozo de papel. Un trozo de papel donde recojas todo lo que habéis acordado.
La cabeza es un mal lugar para almacenar nada. Papel, boli, acuerdo y firma. Ya tienes un contrato.
3.- La preparación es la clave del éxito
No dejes nada al azar. Las cosas importantes hay que prepararlas. Hay que prever los escenarios. Hay que imaginar las contestaciones. Hay que tener las respuestas a mano.
Reaccionar sobre la marcha no es la mejor solución. Si quieres controlar la situación, tienes que saber con antelación qué puede pasar.
4.- Tienes que saber lo que quieres
No puedes entrar en ninguna negociación sin saber exactamente qué es lo que quieres sacar de ella.
Si lo haces, no sabrás cuando parar. No sabrás cuando abandonar la negociación. No sabrás nada de nada.
Lo primero, siempre, definir un objetivo. Después, pensar cómo vas a conseguirlo. Finalmente, sentarte a negociar.
5.- En las palabras está la contestación
La negociación es el arte de escuchar a los demás. De saber escuchar mejor de lo que lo hacen ellos.
Las palabras cuentan. Cuentan más por cómo se dicen que por lo que dicen. Las palabras pronunciadas con seguridad suelen guardar argumentos potentes. Propuestas trabajadas.
Las palabras vacilantes no suelen tener un soporte sólido. Suenan a farol. Suenan a ver qué pasa.
6.- No evites el enfrentamiento
Las cosas son así. Cada parte defiende sus posiciones. Cada parte defiende algo diferente. Esto, por definición, plantea un cierto enfrentamiento.
Enfrentamiento no es discusión. Enfrentamiento es defensa de tus objetivos. Tienes que estar dispuesto a gestionar este tipo de enfrentamientos. Si no lo haces, te llevarás la peor parte en todas las negociaciones.
7.- La primera referencia marca la negociación
La negociación es un juego de anclajes. Nada pasa hasta que no hay una referencia. A partir de la referencia, empiezan los movimientos.
Lo hagas como lo hagas, todo se organiza alrededor de la primera referencia. Si quieres dirigir la negociación, sé el primero en mover pieza. Da la primera referencia y defiéndela tanto como te sea posible.
8.- Un precio de mercado es un buen punto de partida
Las cosas valen lo que valen. Tienen un valor para el que las vende y tienen un valor para el que las compra. Por lo general, estos valores no coinciden.
Intenta encontrar un precio de mercado. Una valoración que no dependa de las partes.
Es un buen punto de partida. A partir de ahí, puedes construir tu argumento. Sumando o restando según tu valoración.
9.- Hay que pedir
Quieres lanzar una oferta X, pero lo piensas dos veces. ¿Por qué? Porque es muy baja. A lo mejor no es realista. Seguro que tu interlocutor no la escuchará. No tienes grandes probabilidades de éxito.
¡No! Si no pides, no te darán. Es una ley sencilla, pero efectiva. No se consigue lo que no se pide.
El juego no pasa por autocensurarse. La regla de oro de la negociación es que otros te pongan los límites.
10.- Entre X e Y
Las peticiones concretas tienen precios concretos. Las peticiones ambiguas no tienen precios.
“¿Cuánto podría costarme algo de este estilo?” Es una mala pregunta. No está definida. Deja demasiadas cosas en el aire.
“Algo de este estilo podría estar entre X e Y”. Es una mala contestación. No hay un compromiso de precio, pero establece un rango. A partir de ahí, todo lo que hables caerá dentro de ese rango.
Indefinición y rango es una mala combinación. Una petición que puede crecer en cantidad y calidad y un precio que no puede salirse de un rango.
11.- Quid pro Quo
Para negociar hay que realizar concesiones. Es parte del juego. Empiezas en un punto y acercas posiciones entre las partes. ¿Cómo lo haces? A través de concesiones.
Las concesiones valen lo que vale lo que te dan por ellas. Te doy esto y recibo esto. Algo por algo. Quid pro Quo.
Cuando das algo por nada, el valor de lo que das es cero. Contamina al resto de concesiones y disminuye tu capacidad negociadora.
12.- Preguntar ayuda a negociar mejor
Es la base de casi todo. Para conseguir información hay que preguntar. No hay otra forma de hacerlo.
Haz preguntas abiertas. Preguntas que necesiten explicación. Cuanta más explicación mejor. Cuanta más explicación, más información para tomar mejores decisiones.
13.- La última palabra cierra puertas
Piénsatelo dos veces antes de dejar claro a tu interlocutor que el 100% de la decisión final está en tus manos.
Es agradable tener la responsabilidad, pero no es inteligente hacerlo público. Cuando colocas parte de la decisión fuera del entorno de la negociación, estás dejando una puerta abierta.
Una puerta que te permitirá salirte de la negociación cuando las cosas no vayan según lo previsto.
14.- El tiempo es tu amigo
Evita tener que negociar con presión de tiempo. Tener que llegar a un acuerdo antes de… no es una buena situación.
La falta de tiempo te ahoga, te asfixia, te obliga a aceptar alternativas que no son las mejores.
Administra tu tiempo correctamente. Si no tienes el tiempo suficiente para cerrar el mejor acuerdo, intenta que la otra parte no sea consciente de ello.
15.- Busca alternativas
No hay mejor elemento para negociar que disponer de suficientes alternativas. Las alternativas te dan libertad. Te permiten elegir.
Cuando no tienes alternativas, estás obligado a cerrar un acuerdo. Bueno, malo o regular. Da lo mismo. Al final, tendrás que aceptarlo. ¿Por qué? Porque no tienes alternativas.
16.- No creas todo lo que oigas
La sinceridad es un gran valor, pero no suele estar presente en todas las negociaciones. Por lo general, nunca sabrás si te están diciendo toda la verdad, parte de la verdad o una gran mentira.
¿Recomendación? No creas todo lo que oigas. No actúes en función de la información que te proporciona la otra parte. Trabaja tu propia información y saca tus propias conclusiones.
17.- La presión hay que controlarla
El resultado de una buena negociación no pasa por presionar a la otra parte hasta el límite.
La presión es tentadora, pero no suele funcionar. Cuando pasas un determinado nivel, el comportamiento de las personas empieza a ser poco previsible. Menos racional.
Cuando presionas demasiado, corres el riesgo de estropear una buena negociación sólo por el hecho de llevar a tu interlocutor a un punto en el que se sienta acorralado y quiera escapar.
18.- Todo el mundo contento
No tienes que llevártelo todo. No tienes que llevártelo si eso significa que alguna de las partes no queda satisfecha.
Las negociaciones se hacen entre personas. Es una buena idea que todo el mundo quede contento. Que todos piensen que han hecho una buena negociación.
Piensa siempre en la segunda vuelta. Puede haberla o no, pero siempre será mejor darla con alguien que ve en ti a un colaborador.
19.- No es un tema personal
Es un error típico de principiantes. No sabes separar y te involucras demasiado emocionalmente. Al final, piensas que la negociación es contra ti.
La emoción nubla la vista y no deja ver las cosas con claridad. No es una buena fórmula para gestionar ninguna negociación.
Las cosas son bastante diferentes. La lógica de las negociaciones es bastante sencilla. Traza un plan coherente para conseguir el mejor acuerdo. Eso es todo.
20.- Dale una oportunidad al otro negociador
Los negociadores expertos se centran en las necesidades. Intentan entender las necesidades de la otra parte y buscan planteamientos para satisfacerlas.
Dale una oportunidad al otro negociador. Comenta tus necesidades. Las que no te comprometen. Ofrécele la posibilidad de colaborar. Interésate por las suyas e intenta encontrar soluciones que cubran las de ambos.
21.- Si es posible, con los responsables
A veces no está en tu mano, pero hay que intentarlo. Mucho mejor con los responsables finales. Con los que toman la última decisión.
Negociar con interlocutores que no tienen la última palabra es incómodo. El objetivo no es convencerles. El objetivo es darles la suficiente información para que puedan convencer a sus responsables.
Si puedes evitarlo, hazlo. Intenta convocar a aquellos que cierran los acuerdos y comunica directamente.
22.- El lenguaje de los gestos es revelador
Hablamos con palabras, pero comunicamos con nuestros gestos. Presta atención al lenguaje corporal de tu interlocutor.
Hay miles de señales que debes saber interpretar. Taparse la boca al hablar puede ser sinónimo de inseguridad. No fijar la mirada puede implicar que no se está diciendo toda la verdad. Gesticular de forma abierta y natural puede mostrar seguridad en la argumentación…
Aprovecha toda la información que transmitimos con nuestros gestos y utilízala para tomar mejores decisiones.
23.- No hay que dar una contestación ya
Todo puede esperar. Las contestaciones también. Es una técnica que se utiliza con demasiada frecuencia. Se presiona al otro negociador para que conteste ya, para que diga sí o no sobre la marcha.
No hay que hacerlo. Las respuestas rápidas no suelen ser las mejores. Si te sientes presionado, utiliza las palabras mágicas: “Déjame que lo piense con tranquilidad y te digo algo”.
Así, sencillo. Ya has ganado el tiempo que necesitas para analizar la situación con tranquilidad y dar la mejor contestación.
24.- Quien argumenta convence
Es una regla que funciona siempre. Los argumentos dan solidez a tus peticiones. Cuantos más argumentos de peso, más solidez.
Los argumentos te ayudan a explicar tu posición. A justificarla. Los argumentos dan razones a la otra parte para modificar la suya. Para buscar un acercamiento.
Los negociadores con mejores argumentos consiguen los mejores resultados en sus negociaciones.
25.- Varios proveedores
Negocia siempre con varios proveedores al mismo tiempo. Hazles saber que lo estás haciendo.
Ésta es una de las estrategias típicas de las grandes compañías. Se le suele llamar “RFP” (Request For Proposal- solicitud de ofertas). Se publica la “RFP” y se invita a los proveedores a que participen en ella.
Si eres pequeño, también lo puedes hacer. No tienes que ser tan formal. Basta con quedar independientemente con cada uno de ellos y decirles que estás trabajando con un grupo de proveedores para encontrar una solución a tu necesidad.
Estos son los 25 elementos que tienes que conocer. Hay muchos más, pero estos son importantes.
Si los utilizas correctamente, pueden mejorar tu sistema de negociación, te pueden ayudar a conseguir mejores resultados.
Si no les prestas demasiada atención, pueden estropear cualquier negociación.
Salvador Figueros
Foto: DaveBleasdale / flickr
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